Charte E-mails du CPA
Code relatif à la traçabilité de l’adresse électronique en collecte directe et indirecte

Ils soutiennent la Charte E-mails et la démarche du CPA



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Depuis le 29 février 2012, la Charte est entrée en application et est obligatoire pour tout éditeur emailer souhaitant travailler avec une plateforme d'affiliation membre du CPA.

Pourquoi ce document ?

La Commission E-mailing du CPA a élaboré un Code rappelant les obligations légales et les recommandations faites aux responsables de traitement dans la traçabilité de la collecte directe et indirecte des adresses électroniques en B to C.

Par cette initiative, le CPA réaffirme son attachement au respect des principes fondamentaux de la protection des données à  caractère personnel en matière de collecte et actualisation de coordonnées électroniques (principes de finalité, transparence et droit à  l'oubli tels que définis dans l'article 6 de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004) et définit également les bonnes pratiques nécessaires à  la collaboration avec les sociétés membres du CPA.

Cette démarche s'inscrit dans une volonté de préservation du support e-mailing et de valorisation des éditeurs e-mailers signataires de la charte auprès des annonceurs et du marché.

Les principaux points de ce Code

(1) Le Responsable de Traitement est le garant de la bonne application des droits détenus par les personnes Propriétaires des adresses emails c'est-à-dire de la traçabilité des adresses emails collectées :

  • Respect de la condition d'opt in et consentement libre et spécifique
  • Echange de fichiers de coordonnées électroniques interdit
(2) La mise en place de règles spécifiques pour les bases mutualisées permettant notamment une désinscription définitive des dites bases

(3) La mise en place, par une Commission Paritaire, d'une procédure de sanctions graduées en cas de non-respect de la Charte

(4) Le rôle de régulateur donné à  chaque signataire qui s'engagera à  travailler uniquement avec des professionnels du secteur qui, eux-mêmes respectent le code du CPA ou des engagements conformes à  ses dispositions.


Infos pratiques pour signer la Charte

Comment signer la Charte ?

Si vous n'avez pas encore signé la Charte avec l'un des adhérents du CPA, vous pouvez l'imprimer en 2 exemplaires, La parapher (toutes les pages), la signer à l'emplacement prévu à cet effet (avec le tampon de la société) et la renvoyer au CPA ou à la plateforme d'affiliation avec qui vous travaillez.
La charte sera alors signée par le Directeur Général de la plateforme et un exemplaire vous sera retourné.
Vous pourrez alors utiliser le logo : "Signataire de la Charte E-mails"


Vous avez signé la Charte avec une plateforme membre du CPA et souhaitez travailler avec une autre plateforme membre du CPA ?

Envoyez par email ou par fax, à la plateforme avec laquelle vous souhaitez travailler, la première page du document (Préambule) signé par votre société et le Directeur Général d'une des plateformes membres du CPA.

Si je signe dois-je m'engager à ne travailler qu'avec des Responsables de traitement ou Professionnels Sous-Traitant ayant signés cette charte ?

Le Responsable de Traitement est le garant des bases avec lesquelles il travaille : si celles-ci ne respectent pas la charte ou des engagements conformes, vous en seriez alerté par la Commission Paritaire Charte E-mails avant toute sanction. L’objectif de cette Charte est de protéger l’emailing d’acquisition et de valoriser les Emailers respectueux de bonnes pratiques énoncées dans la charte.

A noter :
lorsqu'un adhérent du CPA contre signe une Charte E-mails qui lui est envoyée, il valide uniquement le fait que la société signataire s'engage à respecter les obligations légales et recommandations éditées dans la présente Charte. Celle-ci ne se substitue bien évidemment en aucun cas à un contrat de prestation passée entre la plateforme et la société signataire, ni aux conditions contractuelles des plateformes d'affiliation membres du CPA.

Les mesures de contrôle prises par le CPA pour vérifier le respect de la Charte

Le CPA a mis en place 2 systèmes de surveillance afin de veiller au respect des engagements pris par les éditeurs e-mailers ayant signés cette Charte.

1. Une surveillance réalisée par une Commission Paritaire, regroupant plateformes d'affiliation et e-mailers adhérents au CPA

2. Une solution tierce appelée Track Up permettant d’intégrer des adresses pièges certifiées dans les bases partenaires des plateformes

Une procédure d’alerte et de sanctions est appliquée en cas de non respect des engagements pris :

Etape 1 : la plateforme se charge de demander des explications à l’éditeur et de lui rappeler que ses bases doivent être nettoyées de toutes les adresses non justifiables:
- Soit l’éditeur justifie la provenance de la collecte : mode d’acquisition, l’IP, la date et l’heure de la collecte, le navigateur, le formulaire d’inscription utilisé et le site web auquel celui-ci était rattaché ou le formulaire papier
- Soit il ne peut en justifier la provenance

Etape 2 : si l’éditeur ne peut justifier la provenance de ses adresses :

- Alerte 1 : le CPA contacte l’éditeur pour lui demander de retirer les adresses qu’il ne peut justifier dans les 5 jours ouvrés
- Soit l’éditeur répond positivement à la demande et aucune nouvelle alerte n’est remonté : arrêt de la procédure
- Soit l’éditeur ne répond pas à la demande ou de nouvelles alertes remontées : envoi d’une 2ème alerte

- Alerte 2 : le CPA contacte de nouveau l’éditeur pour lui demander de retirer les adresses qu’il ne peut justifier sous 5 jours ouvrés. Cette demande s’accompagne d’un courrier recommandé et d’une alerte à toutes les plateformes membres du CPA.Il s’agit de la dernière alerte avant l’exclusion de l’éditeur du réseau des plateformes.
- Soit l’éditeur répond positivement à la demande et aucune nouvelle alerte n’est remonté : arrêt de la procédure
- Soit l’éditeur ne répond pas à la demande/nouvelles alertes remontées : Alerte 3

- Exclusion du réseau des plateformes : mail envoyé par le CPA pour l’informer de la déchéance du label et de fait de l’exclusion du réseau des plateformes


Documents Associés

En parallèle de la Charte E-mails et afin de sensibiliser les agences et les annonceurs aux problématiques de l'e-mailing d'acquisition, le CPA s’est associé au Sncd (Syndicat national de la communication directe) pour rédiger et publier deux fiches techniques métiers :
- Collecte directe et traçabilité en BtoC
- Collecte indirecte et traçabilité en BtoC





 
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